Kaum ein Thema in der Bewerbung wird so oft unterschätzt wie die Frage nach Referenzpersonen. Dabei können gute Referenzen den Unterschied machen – gerade in einem Arbeitsmarkt wie der Schweiz, wo persönliche Netzwerke und Vertrauen eine grosse Rolle spielen. Wer die richtigen Personen nennt, zum richtigen Zeitpunkt und mit der richtigen Vorbereitung, stärkt seine Bewerbung erheblich.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, was Referenzen in der Schweizer Bewerbungspraxis leisten, wen Sie nennen sollten, wen besser nicht – und wie Sie das Thema in der Bewerbung taktvoll und professionell handhaben.
Was Referenzen im Bewerbungsprozess leisten
Referenzpersonen sind Personen, die auf Anfrage des potenziellen Arbeitgebers Auskunft über Sie geben – über Ihre Arbeitsweise, Ihre Stärken, Ihre Zuverlässigkeit und Ihr Verhalten im Berufsalltag. Sie ergänzen das Bild, das Ihr Lebenslauf, Ihr Motivationsschreiben und Ihre Arbeitszeugnisse bereits zeichnen.
In der Schweiz ist es üblich, dass Arbeitgeber Referenzen aktiv einholen, häufig in einer späteren Phase des Bewerbungsprozesses. Ein Anruf bei einer früheren Führungskraft oder einem früheren Kollegen ist hier keine Seltenheit, sondern ein etabliertes Mittel zur Einschätzung von Kandidatinnen und Kandidaten.
Wichtig zu verstehen: Referenzen sind kein Freifahrtschein und kein Ersatz für ein überzeugendes Bewerbungsdossier. Sie sind eine Bestätigung und Ergänzung – keine Rettung für eine schwache Bewerbung.
Muss man Referenzen in der Schweiz angeben?
Nein, eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht. Ob und wie Referenzen angegeben werden, ist in der Schweizer Bewerbungspraxis unterschiedlich geregelt – je nach Branche, Unternehmen und Position.
Typische Varianten sind:
- Die Stellenausschreibung fordert ausdrücklich Referenzangaben
- Es heisst «Referenzen auf Anfrage» – Sie nennen sie erst bei konkretem Interesse
- Referenzen werden gar nicht erwähnt und erst im Vorstellungsgespräch besprochen
Wenn eine Stelle Referenzangaben verlangt, sollten Sie diese bereits im Dossier mitliefern. Fehlen sie dann, wirkt das nachlässig. Wenn keine Angaben verlangt werden, reicht der Hinweis «Referenzen auf Anfrage» vollkommen aus.
Wen sollten Sie als Referenzperson nennen?
Die Wahl der richtigen Referenzpersonen ist entscheidend. Denken Sie dabei nicht nur daran, wer Ihnen gegenüber wohlgesonnen ist – sondern auch, wer glaubwürdig, erreichbar und in der Lage ist, konkret über Ihre berufliche Leistung zu sprechen.
Direkte Vorgesetzte
Die häufigste und stärkste Wahl. Eine frühere Führungskraft, die Ihre tägliche Arbeit kannte, kann am überzeugendsten über Ihre Stärken, Ihre Entwicklung und Ihre Arbeitsweise berichten. Achten Sie darauf, dass das Verhältnis tatsächlich gut war – nicht nur auf dem Papier.
Projektleitungen oder fachliche Vorgesetzte
Wenn Sie in Projekten oder in Matrixstrukturen gearbeitet haben, können auch Projektverantwortliche als Referenz dienen. Sie kennen Ihre Arbeitsweise und Ihr Engagement in einem konkreten Kontext.
Kolleginnen und Kollegen auf gleicher Ebene
Peer-Referenzen werden seltener verlangt, können aber sinnvoll sein – besonders für Teamrollen, Stellen mit hohem Kooperationsbedarf oder wenn andere Referenzen schwer zu beschaffen sind. Sie sollten dabei eine Person wählen, mit der Sie tatsächlich eng zusammengearbeitet haben.
Kunden oder Geschäftspartner
In kundenbezogenen Berufen – etwa im Vertrieb, im Beratungsbereich oder im Projektgeschäft – können externe Referenzen besonders überzeugend sein. Sie zeigen, wie Sie auf andere wirken, die keine interne Perspektive haben.
Mentoren oder Lehrpersonen
Für Berufseinsteiger, Absolventinnen und Absolventen oder Quereinsteigende, die noch wenig Berufserfahrung mitbringen, sind Referenzen aus dem Ausbildungsumfeld eine gültige Option. Eine Berufsbildnerin, ein Hochschulprofessor oder eine Praktikumsbetreuung können hier relevante Aussagen machen.
Wen sollten Sie besser nicht nennen?
Nicht jede Person, die Ihnen wohlgesonnen ist, eignet sich als Referenz. Einige Konstellationen sind in der Praxis problematisch:
- Familienmitglieder oder enge Freunde: Deren Aussagen werden als subjektiv und wenig glaubwürdig eingestuft – selbst wenn sie beruflich mit Ihnen zusammengearbeitet haben.
- Personen, die Sie kaum kennen: Wer wenig über Ihre Arbeit sagen kann, hinterlässt beim Anruf einen schlechten Eindruck – und schadet damit Ihrer Bewerbung.
- Ehemalige Vorgesetzte mit offenem Konflikt: Wenn Sie das Verhältnis als angespannt oder schwierig erlebt haben, ist Vorsicht geboten. Im Zweifelsfall besser eine andere Person wählen.
- Personen, die Sie nicht gefragt haben: Referenzpersonen ohne deren Einverständnis zu nennen ist unhöflich und kann nach hinten losgehen – wenn die Person überrumpelt wirkt oder nicht weiss, was sie sagen soll.
Wann sollten Sie Referenzen fragen und anfragen?
Der richtige Zeitpunkt für die Anfrage an potenzielle Referenzpersonen ist früh genug, aber nicht überstürzt. Sprechen Sie mögliche Referenzpersonen an, bevor Sie diese in Ihrem Dossier oder Gespräch nennen – niemals danach.
Eine gute Faustregel: Holen Sie das Einverständnis ein, sobald Sie sich entschlossen haben, aktiv auf Stellensuche zu gehen. So haben Sie Zeit, Rückmeldungen abzuwarten und die Liste bei Bedarf anzupassen.
Informieren Sie Ihre Referenzpersonen auch über die Stellen, auf die Sie sich bewerben – und was in der jeweiligen Rolle gefragt ist. So können sie gezielter antworten, wenn ein Arbeitgeber anruft. Das wirkt für alle Beteiligten professionell.
Wie viele Referenzpersonen sind sinnvoll?
Zwei bis drei Referenzpersonen sind in der Schweiz typischerweise angemessen. Mehr wirkt aufgebläht, weniger kann in manchen Branchen als dünn wahrgenommen werden.
Qualität schlägt Quantität: Zwei Personen, die wirklich überzeugend über Sie sprechen können, sind besser als vier, von denen die Hälfte nur vage Aussagen machen kann.
Wie gibt man Referenzen korrekt an?
Wenn Sie Referenzangaben in Ihr Dossier aufnehmen, nennen Sie pro Person folgende Angaben:
- Name und Vorname
- Berufsbezeichnung oder Funktion
- Unternehmen
- Telefonnummer (bevorzugt direkte Durchwahl)
- E-Mail-Adresse
- Kurze Angabe zur Beziehung, z.B. «ehemalige Vorgesetzte bei Unternehmen XY»
Die Angaben sollten aktuell sein. Überprüfen Sie vor dem Einreichen, ob die Kontaktdaten noch stimmen – besonders wenn Sie schon länger keinen Kontakt hatten.
Was tun, wenn Sie keine geeigneten Referenzen haben?
Das kommt vor – etwa nach einem langen Beschäftigungsverhältnis, bei dem alle früheren Vorgesetzten das Unternehmen verlassen haben, oder nach einer Selbstständigkeit. In solchen Situationen hilft Offenheit mehr als eine schlecht passende Referenz.
Mögliche Alternativen:
- Arbeitszeugnisse als Ersatz oder Ergänzung betonen
- Kontakte aus Verbänden, Weiterbildungen oder Ehrenämtern prüfen
- Im Gespräch proaktiv ansprechen, dass Referenzen aus datenschutz- oder vertraulichkeitsbezogenen Gründen erst nach einer Zusage bereitgestellt werden können
Seien Sie dabei ehrlich. Wer keine starken Referenzen nennen kann und das transparent kommuniziert, wirkt glaubwürdiger als jemand, der eine Liste mit ungeeigneten Namen einreicht.
Referenzen und Datenschutz in der Schweiz
In der Schweiz gilt das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Auch im Bewerbungskontext bedeutet das: Personendaten dürfen nur mit Einverständnis der betroffenen Person weitergegeben werden. Das bestätigt noch einmal, warum das Einholen des Einverständnisses vor der Nennung keine Formalität ist, sondern Pflicht.
Arbeitgeber dürfen ihrerseits nur im zulässigen Rahmen Referenzauskünfte einholen. Fragen zu Gesundheit, Familiensituation oder Weltanschauung sind auch im Rahmen von Referenzgesprächen unzulässig.
Fazit: Referenzen sorgfältig auswählen und aktiv vorbereiten
Referenzen sind kein Nebenpunkt in der Bewerbung – sie sind ein aktiv steuerbares Instrument, das Ihre Chancen verbessern oder beeinträchtigen kann. Wer die richtigen Personen wählt, sie rechtzeitig informiert und ihnen den nötigen Kontext gibt, geht gestärkt in die nächste Phase des Bewerbungsprozesses.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Referenzliste bewusst zusammenzustellen – und aktualisieren Sie sie regelmässig. Ein gut gepflegtes Netzwerk zahlt sich auch in dieser Hinsicht aus.
